Externe Uitvoerders en Leveranciers
Doel: Overzicht van externe partijen waarmee Martens Media werkt, inclusief afspraken, aandachtspunten en selectiecriteria.
Wanneer gebruiken: Bij het inschakelen van een externe partij, bij het beoordelen van nieuwe leveranciers, of bij vragen over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Eigenaar: Operations / Directie
Reviewritme: Per kwartaal
Selectiecriteria externe uitvoerders
Voordat een externe partij wordt ingezet, geldt minimaal:
- [ ] Aantoonbare ervaring met het gevraagde werk.
- [ ] Duidelijke prijs- en leveringsafspraken op papier.
- [ ] Geheimhoudingsafspraak (NDA) indien van toepassing.
- [ ] Verzekering en aansprakelijkheid zijn geregeld.
- [ ] Akkoord op werkwijze en kwaliteitsstandaarden van Martens Media.
Actieve externe partijen
| Naam | Type | Dienst | Contactpersoon | Afspraken vastgelegd |
|---|---|---|---|---|
| Wij Zijn Technisch | Technisch installatiebedrijf | Installatie webcams (o.a.) | — | Nee |
| Mick | Freelancer | Advertising | Mick | Nee |
| Webtify | Bureau | Websites | — | Nee |
| Iris | Freelancer | MarCom | Iris | Nee |
| Tom, Ivo, Tessa | Freelancers | Drone | — | Nee |
| Maarten, Dennis, Sem | Freelancers | Video | — | Nee |
| Peter | Freelancer | Foto | Peter | Nee |
Leveranciers apparatuur en hardware
| Naam | Product/dienst | Levertijd | Contactpersoon | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|
| TODO | TODO | TODO | TODO | TODO |
Werkafspraken bij inzet externen
Voor de opdracht
- Briefing opstellen op basis van het klantdossier.
- Tijdsafspraken en toegang tot de locatie of systemen regelen.
- Kwaliteitscontrole-moment afspreken.
Tijdens de opdracht
- Externe partij werkt onder eindverantwoordelijkheid van Martens Media.
- Bij afwijkingen of problemen: direct melden aan operations, niet zelfstandig oplossen richting klant.
Na de opdracht
- Kwaliteitscontrole uitvoeren vóór oplevering aan klant.
- Factuur van externe partij controleren op overeenstemming met offerte.
- Evaluatie vastleggen in het dossier.
Aandachtspunten
- Externe uitvoerders vertegenwoordigen Martens Media richting de klant. Zij communiceren in lijn met onze werkwijze.
- Camera-installaties op bouwplaatsen mogen alleen worden uitgevoerd door gecertificeerde of aangewezen installateurs.
- Bij het werken met persoonsgegevens (bijv. camerabewaking) is een verwerkersovereenkomst verplicht.
TODO's
- [ ] Vul de tabel met actieve leveranciers en uitvoerders in.
- [ ] Controleer welke partijen een getekende NDA of verwerkersovereenkomst hebben.
- [ ] Voeg evaluatieformulier toe voor het beoordelen van externen.