Vergaderritme
Doel: Overzicht van alle vaste overlegmomenten binnen Martens Media: wie is erbij, hoe vaak, en wat is het doel.
Wanneer gebruiken: Bij onboarding, bij het inplannen van vergaderingen, of bij vragen over welk overleg ergens bij hoort.
Eigenaar: Directie / Operations
Reviewritme: Jaarlijks of bij teamwijzigingen
Vaste meetings
Wekelijks
| Meeting |
Deelnemers |
Dag & tijd |
Duur |
Doel |
| Weekstart |
Heel team |
TODO |
30 min |
Week openen, prioriteiten delen, korte updates per Business Unit |
| Directieoverleg |
Directie |
TODO |
60 min |
Strategie, beslissingen, knelpunten op directieniveau |
| Projectstatus & Sales |
Operations + Sales + Directie |
TODO |
60 min |
Lopende projecten doornemen, offertepipeline, acties uitzetten |
Maandelijks
| Meeting |
Deelnemers |
Moment |
Duur |
Doel |
| Financieel overleg |
Directie + Administratie |
TODO |
60 min |
Facturen, cashflow, budgetbewaking |
| Klantreview |
Account + Directie |
TODO |
60 min |
Relatiebeheer, verlengingen (o.a. Virtual Visit), klanttevredenheid |
Per kwartaal
| Meeting |
Deelnemers |
Moment |
Duur |
Doel |
| Kwartaalreview |
Heel team |
TODO |
2-3 uur |
Terugblik op resultaten, koers voor volgend kwartaal, teamafstemming |
Afspraken
- Vaste meetings staan geblokkeerd in de agenda en worden niet verschoven tenzij uitzonderlijk.
- Elke meeting heeft een vaste voorzitter en een notulant. Zie per meeting de verantwoordelijke.
- Actiepunten worden direct na de meeting vastgelegd en gedeeld met de deelnemers.
- Notulen van het directieoverleg en de kwartaalreview worden opgeslagen in SharePoint onder
7. Organisatie.
TODO's
- [ ] Vul dag en tijdstip in voor alle wekelijkse meetings.
- [ ] Vul moment in voor maandelijkse en kwartaalse meetings.
- [ ] Wijs een vaste voorzitter en notulant aan per meeting.
- [ ] Voeg agenda-template toe per meetingtype.