Ga naar inhoud

SharePoint en NAS Inrichting

Doel: Vastleggen hoe SharePoint en de NAS zijn ingericht: de mapstructuur, de logica achter de indeling en de afspraken voor gebruik.
Wanneer gebruiken: Bij het aanmaken van nieuwe mappen, bij onboarding, of bij vragen over waar iets staat of hoort.
Eigenaar: Directie / Tech
Reviewritme: Jaarlijks of bij grote structuurwijzigingen

SharePoint

Inrichting

SharePoint wordt gebruikt voor documenten die gedeeld worden tussen teamleden en die via de browser bereikbaar moeten zijn.

Hoofdmappen:

Martens Media — SharePoint
│
├── 1. Klanten
│   └── [Klantnaam]
│       ├── Raamcontract & Overeenkomsten
│       ├── Contactinfo
│       └── Correspondentie
│
├── 2. Projecten
│   ├── Studios
│   │   └── ST-[Jaar]-[Projectnaam]
│   │       ├── Briefing
│   │       ├── Uitvoering
│   │       └── Deliverables            (links naar NAS, geen mediabestanden)
│   ├── Agency
│   │   └── AG-[Jaar]-[Projectnaam]
│   │       ├── Briefing
│   │       ├── Strategie & Concept
│   │       ├── Uitvoering
│   │       └── Oplevering
│   ├── Virtual Visit
│   │   └── VV-[Jaar]-[Klantnaam]
│   │       ├── Installatiedocumenten
│   │       ├── Contracten & SLA
│   │       ├── Klantportaal & Toegang
│   │       └── Oplevering
│   └── UnoDeka
│       └── UD-[Jaar]-[Klantnaam]
│           ├── Analyse & Ontwerp
│           ├── Implementatie
│           └── Documentatie & Handleidingen
│
├── 3. Interne Projecten
│   └── [Projectnaam]
│       ├── Briefing
│       └── Uitvoering
│
├── 4. Marketing en Communicatie
│   (merkmateriaal, campagnes, social media, huisstijlbestanden)
│
├── 5. Techniek
│   (IT-beheer, infrastructuur, softwarelicenties, apparatuurdocumentatie)
│
├── 6. Sales en Relatiebeheer
│   (offertes, pitchdecks, salesmateriaal, partnerafspraken)
│
├── 7. Organisatie
│   (HR, legal, AVG, verzekeringen, directie)
│
└── 8. Financiën
    ├── Facturen Uitgaand
    │   ├── 2025
    │   └── 2026
    ├── Facturen Inkomend
    │   ├── 2025
    │   └── 2026
    └── Rapportages

Logica: klant vs. project vs. financiën

Vraag Map
Wie is deze klant en wat hebben we afgesproken? 1. Klanten
Wat hebben we voor deze klant gedaan? 2. Projecten → juiste Business Unit
Waar is de factuur? 8. Financiën — altijd, nooit bij klant of project

Afspraken

  • Mapnamen beginnen met een hoofdletter, spaties zijn toegestaan.
  • Projectmappen worden aangemaakt bij opdrachtverstrekking, met de projectcode als mapnaam.
  • Klantmappen worden aangemaakt bij de eerste opdracht.
  • Facturen worden altijd opgeslagen in 8. Financiën, geordend op jaar — nooit in een klant- of projectmap.
  • Verouderde of inactieve mappen worden niet verwijderd maar verplaatst naar een Archief-submap.
  • Zie Naamgevingsconventies voor bestandsnamen.

NAS

Inrichting

De NAS wordt gebruikt voor grote bestanden die niet in SharePoint thuishoren: ruwe video, timelapse-bronmateriaal en projectarchieven op volume.

Structuur:

NAS
├── Actieve Projecten
│   ├── VV-2026-[Projectcode]      (Virtual Visit actief)
│   │   ├── Cameraopnames
│   │   ├── Timelapse
│   │   └── Exports
│   └── Studios-[Projectcode]
│       ├── Ruw materiaal
│       ├── Editing
│       └── Deliverables
├── Archief
│   ├── 2024
│   ├── 2025
│   └── 2026
└── Back-ups
    ├── Systeem-back-ups
    └── SharePoint-back-ups

Afspraken

  • Projectmappen op de NAS worden aangemaakt bij projectstart door operations.
  • Na afsluiting van een project wordt de map verplaatst naar Archief/[jaar].
  • Ruwe opnames worden minimaal TODO jaar bewaard na projectafsluiting.
  • Back-ups worden automatisch uitgevoerd: TODO — frequentie en tool vastleggen.

TODO's

  • [x] Bevestig de definitieve SharePoint-bibliotheekstructuur met directie.
  • [ ] Bevestig de NAS-structuur en zet deze op.
  • [ ] Leg de back-upfrequentie en verantwoordelijke vast.
  • [ ] Voeg SharePoint-links toe aan de relevante Git-documenten.