Opslagstrategie
Doel: Vastleggen wat er waar wordt opgeslagen binnen Martens Media: Git, SharePoint en NAS. Iedereen weet hierdoor waar informatie te vinden en neer te zetten is.
Wanneer gebruiken: Bij twijfel over de opslaglocatie van een document, bij het aanmaken van nieuwe bestanden, of bij het inwerken van een nieuw teamlid.
Eigenaar: Directie / Tech
Reviewritme: Jaarlijks of bij systeemwijzigingen
De drie opslagsystemen
1. Git-repository (Martens Mainframe)
Wat staat hier: - Kennis, processen, standaarden en werkwijzen. - Afspraken, richtlijnen en besluitvormingsdocumenten. - Tekstblokken, templates-uitleg en kopieerbare content. - Onboarding-materiaal en handleidingen.
Formaat: Markdown (.md)
Waarom Git: Versiebeheer, samenwerking via branches en pull requests, altijd een volledige historiek.
Aanpassen via: branch + pull request, goedgekeurd door eigenaar van het document.
2. SharePoint
Wat staat hier: - Officiele Word-, PowerPoint- en Excel-templates (.dotx, .potx, .xltx). - Ingevulde klantdocumenten: offertes, opleverdocumenten, contracten. - Getekende overeenkomsten en NDA's. - Facturen en financieel archief. - Klantdossiers per project of relatie.
Mapstructuur SharePoint Templates-bibliotheek:
Martens Media - Templates
├── 01 Strategie & Management
├── 02 Marketing & Communicatie
├── 03 Sales & Partnerships
├── 04 Product & Innovatie
├── 05 Tech & Development
├── 06 Operations & Delivery
├── 07 Customer Success & Support
├── 08 Finance & Administratie
├── 09 Legal & Compliance
├── 10 HR & Teamontwikkeling
└── 11 Data & Informatiebeheer
3. NAS (Network Attached Storage)
Wat staat hier: - Ruwe videobestanden en grote mediabestanden. - Projectarchieven met hoog opslagvolume. - Timelapse-bronmateriaal en cameraopnames. - Back-ups van systemen en databases.
Wanneer NAS gebruiken: Alleen voor bestanden die te groot zijn voor SharePoint of die niet gedeeld hoeven te worden via de browser.
Bestandstypes
| Extensie | Type | Opslag |
|---|---|---|
| .md | Bron, uitleg, proces, standaardtekst | Git |
| .dotx | Officiele Word-template | SharePoint |
| .docx | Ingevuld Word-document of concept | SharePoint |
| .potx | Officiele PowerPoint-template | SharePoint |
| .pptx | Presentatie of ingevulde PowerPoint | SharePoint |
| .xltx | Officiele Excel-template | SharePoint |
| .xlsx | Ingevuld Excel-bestand | SharePoint |
| .mp4 / videobestanden | Ruwe opnames, timelapse-bronmateriaal | NAS |
| Grote archiefbestanden | Projectarchief op volume | NAS |
Koppeling Git en SharePoint
Git-documenten beschrijven het doel, de opbouw, de afspraken en de standaardteksten. SharePoint bevat het bijbehorende Office-bestand.
Voorbeeld: offerte-template
| Waar | Inhoud |
|---|---|
Git — 03-sales-partnerships/offerte-opbouw.md |
Structuur, principes, aandachtspunten en standaardteksten |
SharePoint — 03 Sales & Partnerships / Martens Media Offerte Template.dotx |
Het officiele Word-sjabloon om in te vullen |
In het Git-document staat altijd een verwijzing: TODO — SharePoint-link toevoegen.
Wat hoort niet in Git
- Getekende contracten en overeenkomsten.
- Klantdata en klantdossiers.
- Facturen en financiele afschriften.
- Ruwe video's en grote mediabestanden.
- Ingevulde klantdocumenten.
- Persoonsdossiers en HR-documenten per persoon.